Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu ERP?

Implementacja systemu ERP prowadzi do całkowitej transformacji przedsiębiorstwa. Taka inwestycja wymaga więc odpowiedniego przygotowania, warunkującego w znacznej mierze tempo i efektywność całego procesu. O co należy zadbać, by zakończył się on sukcesem? Poznaj kluczowe kroki, które pozwolą Ci przygotować firmę do skutecznego wdrożenia nowoczesnego oprogramowania.

Krok 1: Określenie celów biznesowych

Określenie celów biznesowych to ważny krok, od którego warto zacząć wdrażanie systemu ERP. Na tym etapie niezwykle istotne będzie uświadomienie sobie korzyści, jakie niesie ze sobą nowoczesne oprogramowanie. Poszukując wsparcia w tym zakresie warto przeczytać poradnik System ERP – czym jest, jak wybrać i ile kosztuje wdrożenie?, umieszczony na podanej stronie. To właśnie tutaj wymieniono największe zalety takiej inwestycji. To m.in. znaczna oszczędność czasu, możliwość optymalizacji stanów magazynowych, automatyzacja procedur czy obniżenie kosztów pracy. Celem wdrożenia może być także wzrost wskaźnika sprzedaży czy w końcu efektywniejsze zarządzanie łańcuchem dostaw. Niezależnie od dokonanego wyboru, ścisłe określenie celu pozwoli skoncentrować wysiłki na jego realizacji i skutecznie monitorować postępy w tym zakresie.

Krok 2: Analiza potrzeb

Określenie celów biznesowych jest ściśle związane z analizą realnych potrzeb danej firmy. Aby to zrobić, warto poddać dokładnej analizie mocne i słabe strony procesów biznesowych, zachodzących w przedsiębiorstwie. To klucz do sukcesu w identyfikacji problemów, które można rozwiązać, dzięki inwestycji w system ERP. Takie działanie ułatwia także wybór odpowiedniego dostawcy. Poszczególne systemy ERP mogą bowiem różnić się w zakresie funkcjonalności, co warto uwzględnić, podejmując ostateczną decyzję. Każde przedsiębiorstwo posiada bowiem własną specyfikę, która warunkuje potrzeby i oczekiwania względem nowoczesnego oprogramowania.

Krok 3: Zaangażowanie zespołu w proces wdrożenia

Jednym z najczęstszych błędów, popełnianych w trakcie wdrażania systemów ERP, jest brak zaangażowania zespołu w jego przebieg. Aby odpowiednio przygotować się do takiej inwestycji, warto więc włączyć w cały proces:

• kadrę zarządzającą – która powinna brać aktywny udział w analizie dostępnych możliwości i w pełni współpracować z wybranym dostawcą,
• zespół wdrożeniowy – powołany w tym właśnie celu. W jego skład powinni wchodzić przedstawiciele poszczególnych działów firmy, na których będzie spoczywać odpowiedzialność za koordynację procesu i wsparcie techniczne.

Takie działanie pozwoli uwzględnić specyficzne potrzeby różnych sektorów przedsiębiorstwa, wpływając na sprawną komunikację między nimi, co znacznie ułatwi późniejszą integrację systemu.

Krok 4: Szkolenia dla pracowników

O szkolenia dla pracowników warto zadbać jeszcze przed rozpoczęciem procesu wdrożenia. Dzięki temu będą się oni czuć komfortowo i pewnie, gdy oprogramowanie zacznie już działać, rewolucjonizując codzienne funkcjonowanie firmy. Takie szkolenia powinny obejmować m.in.:

• budowanie umiejętności, związanych z obsługą wybranego systemu ERP,
• zagadnienia, pozwalające na zrozumienie zmian, jakie zajdą w firmie po zakończeniu procesu wdrożenia,
• omówienie korzyści, płynących z inwestycji w nowoczesne oprogramowanie,
• praktyczne ćwiczenia, oparte na symulacji pracy w systemie.

Co ważne, szkolenia dla pracowników powinny odbywać się nie tylko przed wdrożeniem systemu ERP, ale również po jego zakończeniu. Pozwoli to na dalszy rozwój  umiejętności, co wpłynie na efektywność pracy, budując jednocześnie sukces całej inwestycji w postaci osiągnięcia zamierzonych celów.

Krok 5: Opracowanie harmonogramu wdrożenia

Chaos nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem, zwłaszcza w przypadku tak szeroko zakrojonych działań, jak wdrażanie systemu ERP. To właśnie dlatego, jeszcze przed jego rozpoczęciem, należy opracować harmonogram działań. Powinien on uwzględniać przede wszystkim:

• wyszczególnienie kolejnych etapów implementacji,
• ściśle określone terminy ich realizacji,
• osoby, odpowiedzialne za poszczególne działania, wraz z zakresem ich obowiązków.

Dobrze przygotowany harmonogram to swoisty klucz do sukcesu całego przedsięwzięcia. To właśnie dzięki niemu zaangażowane osoby mogą na bieżąco kontrolować jego przebieg, unikając tym samym nieporozumień. Takie działania sprawiają, że wdrożenie systemu ERP przebiega sprawnie i znacznie szybciej, niż to bywa w przypadku organizacyjnego bałaganu.